Jak pisać oficjalne e-maile?

Oficjalne maile to często zmora większości studentów (i nie tylko). Produkują się, silą na zwroty grzecznościowe, a w odpowiedzi od swojego profesora dostają wiadomość: „Ok (wysłano z iPhone’a)”.

Dzisiaj kilka porad, jak w miarę bezboleśnie napisać oficjalnego maila. Podkreślam, oficjalnego. To, co piszecie w wiadomościach do przyjaciół to jest inna bajka.

 

1. Temat e-maila powinien w krótki i zwięzły sposób zawierać istotę naszej wiadomości. Zaczynamy go dużą literą, a na końcu nie stawiamy kropki.

 

2. Zwrot grzecznościowy

Nie zaczynamy maili od zwrotów typu „witam” czy „dzień dobry”. Dlaczego? Witać może gospodarz, a my w przypadku pisania maila nim nie jesteśmy. Forma „dzień dobry” czy „dobry wieczór” też nie jest zbyt elegancka, chociaż niektórzy ją dopuszczają (poza tym fakt, że piszemy wiadomość wieczorem nie oznacza, że o tej samej porze przeczyta ją odbiorca). Takie sztywne reguły mogą się wydawać nieco przesadzone, ale lepiej przesadzić w tę stronę.

Wiele też oczywiście zależy od tego, do kogo piszemy i kim my sami jesteśmy. Ja swoje doświadczenia opieram na studiach, gdzie przez pięć lat pisałam maile do wykładowców, którzy mają ode mnie wyższy tytuł naukowy i są wyżej w uczelnianej hierarchii, dlatego maile zawsze zaczynałam od „Szanowny Panie Magistrze/Doktorze/Profesorze…”. Przyjęło się, że do doktora habilitowanego zwracamy się „profesorze”, bo sami przyznajcie, że forma „Szanowny Panie Doktorze Habilitowany” to już trochę za dużo, zarówno w mowie, jak i piśmie. Jeśli jesteśmy poza uczelnianym środowiskiem, to po prostu podajemy czyjś zawód lub funkcję, np. „Szanowny Panie Prezesie / Dyrektorze / Redaktorze” itd.

Jeśli natomiast piszemy do kogoś, kogo tytułu lub stanowiska nie znamy, to wystarczy zwykłe „Szanowni Państwo / Szanowny Panie / Szanowna Pani”.

Zwroty „Pan” i „Pani” piszemy dużymi literami. Jest to po prostu zwrot grzecznościowy.

Po zwrocie grzecznościowym albo stawiamy wykrzyknik (a wtedy kolejne zdanie zaczynamy dużą literą), albo przecinek (a wtedy kontynuujemy zdanie małą literą). Niezależnie co wybierzemy, to po zwrocie dalszą część piszemy linijkę niżej. Niektórzy zalecają, aby nie używać wykrzyknika, bo jest zbyt ekspresyjny, jednak użycie go błędem nie jest, po prostu może zostać on różnie odebrany, w zależności od tego, do kogo piszemy.

 

3. Treść wiadomości powinna być krótka, zwięzła i na temat. Zazwyczaj piszemy w jakiejś konkretnej sprawie, dlatego po prostu ją przedstawiamy, nie zapominając oczywiście o formach grzecznościowych. Formy takie jak „chciałabym zapytać/poprosić…” można zastąpić np. wyrażeniem „zawracam się z pytaniem/prośbą…”. Jeśli mamy pytanie, to pytamy. Jeśli mamy prośbę, to prosimy. Jeśli coś przesyłamy – informujemy o tym fakcie i dodajemy załącznik (który też powinien mieć odpowiednią nazwę, typu „Praca zaliczeniowa Jan Kowalski”, a nie „dupa wersja robocza”).

 

4. Zakończenie

Jeśli piszemy do kogoś wyższego tytułem naukowym to nie „pozdrawiamy”. Należy zakończyć maila takim sformułowaniem, jak np. „Z wyrazami szacunku” lub „Z poważaniem”. Jeśli to mail mniej oficjalny lub do kogoś na tym samym poziomie to „Pozdrawiam” i jego pochodne są dopuszczalne. Po formule pożegnalnej nie stawiamy przecinka ani kropki. Linijkę niżej podpisujemy się swoim imieniem i nazwiskiem (w takiej kolejności). Nie używajmy tutaj zdrobnień czy pseudonimów. Pełne imię i nazwisko.

 

5. Inną ważną kwestią jest adres mailowy, z którego piszemy. Jeśli piszesz do profesora z adresu lysyzbrazzers69@buziaczek.pl, to nie zdziw się, jeśli odpowiedzi nie otrzymasz.

 

6. Czego unikać w oficjalnych mailach?

– emotikonek i emoji;

– żarcików, metafor, hiperboli itp.;

– pisania skrótami;

– zbaczania z tematu, niepotrzebnego rozwlekania wypowiedzi – wiadomość ma być zwięzła i konkretna, to nie nasza praca magisterska, żeby lać wodę.

 

7. Przed wysłaniem przeczytaj napisaną wiadomość. Sprawdź, czy nie ma błędów i literówek, czy zgadzają się polskie znaki, małe i duże litery oraz adres odbiorcy maila.

 

Kilka przykładów takich e-maili:

Szanowny Panie Doktorze,
w załączniku przesyłam pracę zaliczeniową na zajęcia z historii literatury XIX wieku.
Z poważaniem
Zuzanna Kowalska

 

Szanowna Pani Profesor,
w imieniu grupy 8 (kierunek filologia polska, III rok) zwracam się z pytaniem, czy istnieje możliwość przełożenia zajęć, które mają odbyć się 23 grudnia. Wiele osób chciałoby wcześniej wyjechać na święta, a to nasze jedyne zajęcia tego dnia. Obligujemy się do odrobienia zajęć w dogodnym dla Pani Profesor terminie.
Z wyrazami szacunku
Zuzanna Kowalska


Źródło: wiedza własna, maile własne ;)

Skomentuj

Wprowadź swoje dane lub kliknij jedną z tych ikon, aby się zalogować:

Logo WordPress.com

Komentujesz korzystając z konta WordPress.com. Wyloguj /  Zmień )

Zdjęcie na Google

Komentujesz korzystając z konta Google. Wyloguj /  Zmień )

Zdjęcie z Twittera

Komentujesz korzystając z konta Twitter. Wyloguj /  Zmień )

Zdjęcie na Facebooku

Komentujesz korzystając z konta Facebook. Wyloguj /  Zmień )

Połączenie z %s